現場の施工管理や職人さんの手配、取引先とのやり取りなど、建設業の経営者の方が日々向き合う業務は多岐にわたります。その一方で、見積書や請求書の作成、許認可の更新手続きといった「バックオフィス業務」は、後回しにされがちな分野ではないでしょうか。今回は、建設業の会社様からよくお聞きするバックオフィスのお悩みと、その解決の考え方についてお伝えします。
こんな悩みを抱えていませんか？
建設業の経営者の方から、日々の業務についてこんな声をよく耳にします。
- 見積書や請求書のフォーマットが現場ごと・担当者ごとにバラバラで、誰かが休むと途端に業務が止まってしまう
- 勤怠管理がいまだに紙やExcelの手入力で、集計にとても時間がかかる
- 建設業許可の更新や経営事項審査(経審)の申請期限をつい忘れそうになる
- 工事請負契約書や注文書・請書を、ひな形のまま何年も見直していない
- 社長自身が現場管理と経営、事務作業まで一人で抱えてしまっている
- 事務担当の人材を新たに採用したいが、なかなか良い人が見つからない
こうした状態は、決して珍しいことではありません。むしろ、日々の施工管理や現場対応、営業活動に追われる中小規模の建設会社では、バックオフィス業務がどうしても後回しになりやすいのが現実です。特に人手不足が続く建設業界では、限られた人員で現場と事務の両方を回さなければならず、事務作業の仕組み化にまで手が回らないという会社様も少なくありません。
しかし、この「属人化」や「仕組み化されていない状態」を放置していると、思わぬところで経営リスクにつながります。
放置すると、こんなリスクにつながるかも…
建設業許可は5年ごとの更新が必要であり、更新を忘れると許可が失効し、工事を請け負えなくなる可能性があります。経営事項審査(経審)も、公共工事の入札に参加するためには毎年の申請が欠かせません。こうした「期限のある手続き」を、担当者の記憶や個人のスケジュール管理だけに頼っている状態は、会社全体にとって大きなリスクといえます。
また、2024年4月からは、建設業にも時間外労働の上限規制をはじめとする働き方改革関連法が本格的に適用されるようになりました。勤怠管理や労務管理の仕組みが整っていない会社ほど、こうした法改正への対応に苦労しやすい傾向があります(なお、給与計算や社会保険の手続きそのものは社会保険労務士の専門領域となりますので、労務管理の実務対応については社会保険労務士へのご相談をおすすめします)。
さらに、契約書についても注意が必要です。口約束や簡易なひな形のままで工事を進めてしまうと、追加工事の範囲や支払条件をめぐるトラブルが起きたときに、会社を守る材料が手元にないという事態にもなりかねません。
どうすれば解決できるのか
こうした課題の多くは、特別なシステムを導入しなくても、「仕組み化」と「テンプレート化」によって大きく改善できます。
1. 書類フォーマットの統一
見積書・請求書・注文書といった日常的に使う書類を、誰が作成しても同じ品質・同じ形式になるようテンプレート化しておくことで、担当者が変わっても業務が止まらない体制を作ることができます。
2. 期限管理の一元化
建設業許可の更新、経審の申請、各種契約の更新時期などを一つのカレンダーやリストにまとめて管理することで、「うっかり忘れ」を防ぐことができます。これは特別なツールがなくても、Excelやカレンダーアプリで十分に実現可能です。
3. 契約書・取引書類の整備
工事請負契約書や注文書・請書について、自社の実態に合った内容に見直しておくことで、いざというときに会社を守る材料になります。ここでいう整備とは、紛争が発生した際の交渉や代理を行うものではなく、あくまで日常の取引で使う契約書面をあらかじめ整えておくという意味です。紛争性のある交渉や法的な代理対応が必要な場合は、弁護士へのご相談が必要になります。
4. 専門家との適切な役割分担
労務管理や社会保険手続きは社会保険労務士、税務や決算は税理士、契約トラブルの交渉や法的手続きは弁護士というように、それぞれの専門家と連携しながら、自社は本業である施工管理や営業に集中できる体制を作ることが理想です。
5. 無理のない範囲での外部リソースの活用
すべてを自社の人員だけで仕組み化しようとすると、どうしても日々の業務に押されて後回しになりがちです。書類整備や期限管理といった部分だけでも外部の専門家と一緒に進めることで、社内の負担を増やさずに体制を整えることができます。
いずれも、一度に完璧を目指す必要はありません。まずは「よく使う書類を整理する」「期限をリスト化する」といった小さな一歩から始めることが、結果的に会社全体の事務負担を大きく減らすことにつながります。逆に言えば、こうした小さな仕組み化の積み重ねを後回しにし続けることが、数年後の「属人化による業務停滞」というより大きなリスクにつながってしまうのです。
弊所の月額サービスについて
とはいえ、日々の業務に追われる中で、こうした仕組み化を自社だけで進めるのは簡単ではありません。弊所では、建設業を営む会社様に向けて、バックオフィス業務の整備を継続的にサポートする月額サービスをご用意しています。
このサービスは、書類の作成を代行することが目的ではなく、社内に眠っている手作業の業務を「仕組み」として整え、事務にかかる時間そのものを減らしていただくことを目的としています。具体的には、次のような内容を月額の顧問契約という形でご提供しています。
- 見積書・請求書などの書類テンプレートの整備
- 許認可や各種手続きの期限管理のサポート
- 日常的に使う契約書面(注文書・請書・工事請負契約書など)の整備
ご状況に応じて3段階からお選びいただけます
| プラン | こんな会社様に |
|---|---|
| ライトプラン | まずは書類テンプレートと期限管理から整えたい方に |
| スタンダードプラン | 契約書面の整備まで含めて対応したい方に |
| プレミアムプラン | 建設業許可・経審など許認可関連のご相談まで幅広くカバーしたい方に |
詳しい料金やサービス内容については、会社様の規模やお困りごとの度合いに応じて個別にご案内いたしますので、お気軽にお問い合わせください。
このサービスをバックオフィス支援からスタートしていただく理由は、単に事務負担を減らしていただくためだけではありません。日頃から書類や手続きの状況を把握させていただくことで、建設業許可の更新時期や経営事項審査のタイミング、あるいは事業拡大に伴って新たに必要になる許認可・ビザ関連の手続きなど、会社様の状況に応じたご提案を先回りしてお伝えできるという狙いもあります。バックオフィスの「伴走役」として日常的に関わらせていただくことで、いざというときに慌てず対応できる体制づくりをお手伝いしたいと考えています。
なお、弊所がご提供できるのは行政書士の業務範囲内の内容に限られます。給与計算や社会保険の手続きは社会保険労務士、税務相談や決算は税理士、紛争性のある交渉や法的な代理対応は弁護士の専門領域となるため、必要に応じて適切な専門家をご紹介する形で連携しながら対応しております。
「事務作業に追われて本業に集中できない」「許認可の更新をうっかり忘れそうで不安」「契約書がひな形のままで心配」——そんなお悩みをお持ちの建設業の経営者の方は、ぜひ一度、問い合わせフォームよりご相談ください。まずは現状のヒアリングから、無理のない範囲でお手伝いさせていただきます。
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