「月末になると事務が回らない」「担当者が休むと誰も分からない」「ツールを入れたのに、かえって手間が増えた」。中小企業のバックオフィス(経理・総務・人事・営業事務)では、こうした声をよく聞きます。
この悩みを考えるヒントが、トヨタ生産方式にあります。工場の話でしょ、と思うかもしれませんが「ムダを見つけ、流れをつくり、人が楽になる形に整える」という発想は、事務の仕事にもそのまま使えます。この記事では、バックオフィス業務の改善の進め方を、トヨタ生産方式に沿って解説します。
バックオフィス業務の改善が進まない3つの理由
バックオフィス業務とは、顧客と直接関わらない後方支援業務の総称で、間接部門や管理部門とも呼ばれます。改善が後回しになりやすい理由は、次の3つです。 fujifilm
- 売上に直結しないため、日々の処理に追われて、改善に時間を割けない
- 業務が属人化しやすく、紙の書類も多い ntt-east
- 中小企業では専門の部署がなく、現場の人員がバックオフィスを兼務していることが多い ntt-east
さらに、同じ業務を長年続けている人ほど、今のやり方が「当たり前」になり、改善の余地に気づきにくいという問題もあります。 mynavi
トヨタ生産方式とは?「2本の柱」をおさらい
トヨタの公式サイトによると、トヨタ生産方式は、働く人をより働きやすく楽にすることを前提に、ムダを徹底的に無くしてリードタイムを短くすることを目的にした方式です。基本思想は、次の2本の柱でできています。
- ジャスト・イン・タイム:必要なものを、必要なときに、必要なだけつくる。ものや情報を途中で止めず、売れるペースでつくる
- 自働化(ニンベンのついた自働化):異常が起きたらすぐ気づき、止められる仕組みにして、不良を次の工程に流さない。人を機械の見張り番にしない
トヨタ生産方式をバックオフィスに置き換えると
| トヨタ生産方式の考え方 | バックオフィスでは | 具体例 |
|---|---|---|
| ジャスト・イン・タイム | 必要な情報・書類を、必要なときに、必要な量だけ処理する | 請求書は受け取った日に処理する。誰も読まない資料はつくらない |
| 自働化(異常で止める) | ミスや漏れを次の工程に流さない | 入力チェックの仕組み、期限前の通知 |
| 見える化(アンドン) | 進捗と滞留が一目で分かる | 未処理の一覧、担当者別の案件ボード |
| 平準化 | 月末月初の山を均す | 月次で溜めず、日次・週次に分けて処理する |
| 標準作業 | 誰がやっても同じ品質にする | 手順書、チェックリスト |
「見える化」は、トヨタでは異常をアンドン(電光表示板)で知らせる仕組みとして実践されています。事務なら、「遅れている案件が誰の目にも見える状態」にあたります。
事務の「7つのムダ」を探してみよう
7つのムダは、トヨタ生産方式の確立に関わった大野耐一が整理したものです。これを事務の現場に当てはめると、次のようになります。
| ムダ | バックオフィスの例 | 改善の方向 |
|---|---|---|
| つくりすぎ | 誰も見ない月次資料、必要以上の印刷、目的が不明な報告書 | 目的を確認し、やめる・簡素にする |
| 在庫 | 未処理の請求書や申請書の山、古いファイル、溜まったメール | 受け取った日に処理する。保管ルールを決める |
| 手待ち | 承認待ち、返信待ち、上司の不在でハンコ待ち | 承認ルートを短くし、期限を決める |
| 運搬 | 部署間の書類の回付、紙の持ち回り、メール添付の受け渡し | 共有フォルダやワークフローにまとめる |
| 加工(過剰) | 凝りすぎた体裁、二重三重のチェックや押印 | 求められる品質に合わせて簡素にする |
| 動作 | ファイルを探す、複数のシステムを行き来する、同じ入力を繰り返す | 置き場所と名前のルールを統一する |
| 不良・手直し | 転記ミス、記載漏れ、差し戻し | 入力の仕組みを見直し、チェック項目を固定する |
「つくりすぎ」の見つけ方は簡単です。昨日やった仕事の目的を、すべて説明できるかを自問することです。答えに詰まる仕事は、つくりすぎのムダかもしれません。
バックオフィス改善の進め方|5ステップ
ステップ1:業務を見える化する
まず、業務を洗い出します。工数・頻度・難易度などで数値化すると、生産性の低い業務や、担当者が限られている業務が見つかります。最初は、手書きの流れ図で十分です。改善は、現状を正確に把握するところから始まります。
ステップ2:7つのムダの視点で見直す
洗い出した業務を、先ほどの7つの視点で見ていきます。「この作業は、誰の、何のためか」を問い直してください。
ステップ3:手作業のうちに、やめる・まとめる・簡単にする
ここが、トヨタ生産方式に学ぶ最大のポイントです。トヨタは、機械をつくる前に、まず手作業で徹底的に作業を改善し、ムダ・ムリ・ムラを省いて、誰でもできる状態にするという順番を重んじています。改善の順番は、「やめる→まとめる→簡単にする」です。
ステップ4:標準化して、属人化を解消する
手順書やチェックリストにして、誰が担当しても同じ品質で処理できる状態にします。標準化とマニュアル化は、バックオフィスの効率化に効果的な方法です。
ステップ5:最後にツールで自動化する
整理が済んだ業務から、クラウド会計、ワークフロー、RPAなどに置き換えます。トヨタの考え方は、手作業で正しくスムーズにできる業務だけを機械に置き換えるというものです。ムダの多い業務をそのままシステムにすると、ムダが固定されてしまいます。
その後も、トヨタは全従業員で日々改善を積み重ねていると説明しています。一度整えて終わりにせず、小さな改善を繰り返すことが大切です。
具体例:月末の請求書処理を改善する
たとえば、請求書が月末に山積みになり、手入力でミスが出る会社を考えます。
- 在庫のムダ:月末まで溜めている → 受け取った日に処理する(ジャスト・イン・タイム)
- 動作・運搬のムダ:紙を回し、別の帳簿へ転記する → 受け取り方と置き場所を一本化する
- 不良のムダ:入力ミスで差し戻しが出る → チェック項目を固定する(自働化の発想)
- 最後にツール化:手順が固まってから、クラウド会計や電子化を導入する
法定期限の管理も「見える化」で仕組みにする
建設業などの許認可の期限管理は、仕組み化の効果が大きい分野です。たとえば愛知県の建設業許可では、事業年度終了届(決算変更届)を毎事業年度の経過後4か月以内に提出する必要があります。許可の更新は、有効期間満了の3か月前から30日前までに行う決まりです。
担当者の記憶に頼らず、期限の一覧表と通知の仕組みをつくれば、「期限を過ぎて初めて気づく」事態を防げます。
バックオフィス改善でよくある3つの失敗
- ツールを先に導入する:業務が整理されていないと、ムダが残ったまま自動化されます。
- 一度にすべて変えようとする:まずは、時間がかかっている業務を1つ選んで始めます。
- 現場の担当者を置き去りにする:トヨタは、自ら考えて改善に結びつけられる人材を育てることにこだわっています。担当者が納得し、自分ごととして取り組める進め方が欠かせません。
よくある質問
Q. バックオフィス改善は、何から始めればいいですか?
A. まず、業務の洗い出しと見える化です。1週間、自分の仕事を時間つきで書き出すだけでも、ムダが見えてきます。
Q. ツールの導入は不要ということですか?
A. 不要ではなく、順番の問題です。手作業で整理してから導入するほうが、効果が出やすく、費用の無駄も防げます。
Q. 大企業でなくても、トヨタ生産方式は使えますか?
A. 使えます。仕組み全体を真似る必要はありません。「ムダを見つける」「流れを整える」「ミスを次に流さない」という考え方は、数人の事務でも活かせます。
まとめ
- バックオフィス改善は、トヨタ生産方式の「ムダの排除」と「流れをつくる」発想で進められる
- 事務にも「7つのムダ」があり、目的を問い直すと見つかる
- 進め方は「見える化→ムダの発見→手作業で改善→標準化→最後にツール」
- 期限管理など、担当者の記憶に頼る業務こそ仕組みにする
「業務の洗い出しから手伝ってほしい」「許認可の期限管理を含めて整えたい」という方は、ふくおか行政書士事務所へお気軽にご相談ください。
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