■ 愛知県の建設業が抱える、バックオフィスの悩み
愛知県は自動車関連産業をはじめとした製造業の集積地であり、それに伴う工場や物流施設の建設需要も底堅く推移しています。その一方で、建設業界全体に共通する人手不足は、愛知県内の建設会社様にとっても深刻な課題です。地元の人材だけで必要な人員を確保することが難しくなっている会社様も少なくありません。
現場の人員確保が優先される中、見積書・請求書の作成や許認可関連の手続きといったバックオフィス業務は、どうしても後回しにされがちです。実際に、大府市や東海市、東浦町など、県内の建設会社様からも「事務担当者が足りない」「社長自身が現場と事務を兼任している」といったお悩みをよくお聞きします。
こうした状況の中で、近年注目されているのが、バックオフィス業務の外注による改善です。すべてを自社で抱え込むのではなく、一部の業務を外部の専門家に任せることで、限られた人員を現場対応に集中させるという考え方です。
■ バックオフィスの外注とは、何を任せられるのか
バックオフィスの外注と聞くと、経理や総務の仕事をまるごと誰かに委託するイメージを持つ方も多いかもしれません。しかし実際には、業務の一部分だけを外注し、会社の根幹に関わる判断は社内に残すという形が一般的です。
例えば、見積書・請求書のフォーマット整備、契約書面(注文書・請書・工事請負契約書など)の整備、建設業許可や経営事項審査(経審)に関する届出のサポートといった業務は、専門家に依頼しやすい領域です。一方で、給与計算や社会保険の手続きは社会保険労務士、税務や決算は税理士、紛争性のある交渉は弁護士の専門領域となるため、依頼先を適切に使い分ける必要があります。
バックオフィスの改善は、「外注できる部分を見極めること」から始まるといえます。社内のすべての業務を見直そうとすると負担が大きくなってしまうため、まずは「時間がかかっている割に専門性の低い作業」から洗い出してみると、外注先を検討しやすくなります。
■ 愛知県内で見られる、改善のよくあるパターン
特定の会社様の実例を挙げることはできませんが、愛知県内の建設会社様からよくお聞きする、改善のパターンをご紹介します。
ある会社では、見積書や請求書のフォーマットが現場担当者ごとにバラバラで、経理担当者が内容を確認するだけで多くの時間を取られていました。外部の専門家に依頼してフォーマットを統一したところ、確認作業の時間が大きく減り、経理担当者が本来の決算業務に時間を割けるようになったといいます。
また別の会社では、建設業許可の変更届や決算変更届の提出期限を社内で把握しきれず、毎年ぎりぎりのタイミングで慌てて対応していました。外部の行政書士に定期的に関わってもらう体制に切り替えてからは、期限に余裕を持って準備できるようになり、経営事項審査の準備にかかる負担も軽減されたそうです。
いずれのケースも、業務量そのものが劇的に減ったというより、「誰が何をいつまでにやるか」が整理されたことで、社内の混乱が減ったという点が共通しています。外注は業務を丸ごと手放すことではなく、社内に残す部分と外に任せる部分の線引きをはっきりさせる作業でもあります。
■ 外注によって改善が期待できること、注意したいこと
バックオフィス業務を外注することで期待できる改善は、主に次のようなものです。
一つ目は、社内の人員を現場対応に集中させられることです。事務作業に割く時間が減れば、その分を施工管理や営業活動に充てることができます。
二つ目は、属人化の解消です。特定の担当者しか分からない状態から、仕組みとして整理された状態に変わることで、担当者の異動や退職があっても業務が止まりにくくなります。
三つ目は、専門家の視点によるミスやモレの防止です。社内だけで確認していると見落としがちな届出期限や書類の不備も、外部の目が入ることで早期に発見しやすくなります。
一方で、注意したい点もあります。外注先を選ぶ際は、その専門家が対応できる業務の範囲を正しく理解しておくことが大切です。行政書士、社会保険労務士、税理士、弁護士は、それぞれ対応できる業務が法律で定められており、一つの窓口であらゆる業務を代行できるわけではありません。「何を」「どの専門家に」外注するのかを整理したうえで依頼することが、改善を遠回りにしないポイントです。
また、外注したからといって、社内の担当者が何もしなくてよくなるわけではありません。外部の専門家と連携するためには、社内側にも窓口となる担当者を決め、必要な情報をやり取りできる体制を整えておくことが欠かせません。外注はあくまで、社内の負担を軽くするための「仕組みの一部」として位置づけることが、長く続けるコツになります。
■ 弊所の業務改善トライアルについて
弊所では、愛知県内の建設会社様を対象に、バックオフィスの改善を体験していただける無料の業務改善トライアルをご用意しています。
訪問またはオンラインで90分程度、日頃のお困りごとをヒアリングさせていただいたうえで、どこから手をつければ改善につながりやすいか、その場で具体的な提案をいたします。1社様につき1回限り、月3社様までの受付とさせていただいておりますが、トライアル実施後に必ず契約していただく必要はなく、無理な勧誘も行いません。
バックオフィスの外注は、いきなり大きな契約を結ぶものと身構えてしまう方も多いのですが、まずは現状を一緒に整理してみるところから始めていただければと考えています。トライアルの中で「ここは社内で続けた方がよい」「ここは外に任せた方が効率的」という切り分け自体をお伝えすることもあり、必ずしも弊所との継続契約を前提としたものではありません。
なお、弊所がご提供できるのは行政書士の業務範囲内の内容に限られます。給与計算や社会保険の手続きは社会保険労務士、税務相談や決算処理は税理士、紛争性のある交渉や法的な代理対応は弁護士の専門領域となるため、必要に応じて適切な専門家と連携しながら対応しております。
■ おわりに
愛知県内の建設業において、バックオフィス業務の改善は、人手不足という大きな課題に対する現実的な一手になり得ます。すべてを外注する必要はなく、まずは自社の業務の中で「誰かに任せられる部分」を洗い出すことから始めてみてはいかがでしょうか。小さな一歩であっても、仕組みとして積み重ねていくことで、数年後には現場も事務も無理なく回る会社に近づいていくはずです。
「バックオフィスの外注を検討しているが、何から任せればよいか分からない」「まずは話を聞いてみたい」という愛知県内の建設業の経営者様は、ぜひ一度、ホームページのお問い合わせフォームより、業務改善トライアルにお申し込みください。
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